case:

Udenrigsministeriums

Det finske udenrigsministeriums bibliotek ligger ved havet i Katajannokka, Helsinki. Specialbiblioteket har en omfattende samling af forskellige materialer: Biblioteket har rigeligt med materialer, der for eksempel handler om udenrigs-, sikkerheds- og udviklingspolitik, diplomati, international ret og menneskerettigheder, økonomi og globalisering samt miljø. Biblioteket har været LM Information Deliverys kunde siden 2006.

Biblioteket, der sørger for datasøgning for udenrigsministeriet, har fire medarbejdere, så der er lagt stor vægt på materialeadministration. Bibliotekets kunder består hovedsageligt af udenrigsministeriets embedsmænd og fagets studerende.

”Udenrigsministeriet er en stor organisation: Vi servicerer næsten to tusinde brugere, inklusive personalet i de finske repræsentationer. Embedsmænd har brug for mange informationer i deres job. Populære kilder til eksterne oplysninger er blade og andre udgivelser”, siger bibliotekar Jaana Puumalainen og beskriver specialbibliotekets hverdag.

Via LM Information Delivery har biblioteket anskaffet sig abonnementsformidling, den internationale avistjeneste, Press Display, samt 360 Core med materialeportal, der letter brugen og administrationen af e-materialer. Puumalainen er tilfreds med, at det har været muligt lige fra starten af samarbejdet at kunne handle med de samme kontaktpersoner.

Demotesting af LibNet 3.0

I december 2010 lanceredes en ny version af abonnementsadministration LibNet 2.1 til administration af LM Information Deliverys elektroniske og trykte udgivelser. Puumalainen testede den nye LibNet 3.0-version før lanceringen af tjenesten, og hun var tilfreds med tjenesten.

”Ved hjælp af LibNet kan dataene holdes samlet på ét sted. På den måde kan de biblioteksansatte vedligeholde ajourførte udgivelsesregistre. Også rapporteringen bliver nemmere med det fornyede LibNet. Vi servicerer snesevis af enheder og tidligere har det været nødvendigt manuelt at samle bladlisten, abonneret til én enhed. LibNet 3.0-versions nye egenskaber gør, at vi kan udskrive enhedsspecifikke rapporter enten i PDF- eller Excel-format.”

For at undgå unødvendige reklamationer er der udviklet en LibNet udgivelseskalender, som ifølge Puumalainen er nødvendig. Hun har indimellem besøgt forlæggernes websider for at tjekke, om en bestemt udgivelse allerede er udkommet, eller om der er grund til at reklamere for det. Reklamationer om udgivelser foretages centralt i udenrigsministeriet af biblioteket. Hvis en udgivelse ikke er kommet, skal biblioteket have en melding om det.

”Reklamationerne foretages hovedsageligt hos os i dag gennem LibNet i stedet for e-mails, fordi det så er muligt centralt at følge processens fremmarch på ét sted af en hvilken som helst af bibliotekets medarbejdere.”

Abonnementerne blev fornyet over Libnet for første gang

Abonnementerne på udgivelser på udenrigsministeriets bibliotek blev fornyet over Libnet for første gang i 2010. Der var mange abonnementer, som skulle fornys, men fornyelsen kørte godt efter en smule træning. Samarbejdet har også på andre måder været aktivt.

”Vi er i kontakt med LM Information Delivery hver uge. Vi har brug for hjælp ved aktivering af elektroniske udgivelser, ved administration af abonnementer og ved tegning af nye abonnementer.”

Hjælp til brug af elektroniske materialer

LibNet 3.0 indeholder nye tjenester også for at lette administrationen af e-materialer. Ud over indholdsfortegnelsestjenesten, findes der basislicensdata for e-materialer på LibNet. Takket være LibLicence®-tjenesten kan bibliotekerne finde forlæggernes ajourførte licensoplysninger og anvendelsesbetingelser for tusinder af udgivelser.

”LibLicence er en meget nødvendigt egenskab for os. Jeg modtager selvfølgelig aftalerne om anvendelsesbetingelser for udgivelser, men når der er brug for oplysninger, er det godt at den er nem at finde med et par klik.”

De fordele udenrigsministeriets bibliotek har opnået:

  • De eksisterende tjenester fra LM Information Delivery: Formidling af abonnementer, abonnementsadministrationen LibNet, PressDisplay, 360 Core og 360 Link
  • Fordele: Ved hjælp af LibNet findes oplysningen på ét sted tilgængelig for hele personalet, brugen af elektroniske materialer bliver lettere, og det er hurtigt at forny abonnementer.

De eksisterende tjenester fra LM Information Delivery

Formidling af abonnementer, abonnementsadministrationen LibNet, PressDisplay, 360 Core og 360 Link